Actuaciones Procesales

Las actuaciones registran el avance procesal del expediente en Júdico. A partir de ellas se actualiza automáticamente el estado del proceso, se controlan los términos judiciales y se publican las providencias y anexos para consulta.

Crear una nueva actuación

Dentro de la vista de un expediente, pulse el botón Nueva actuación en la barra de herramientas superior para abrir el panel lateral de creación.

Campos del formulario de creación

1. Tipo de actuación: Seleccione el tipo de actuación entre los habilitados para la clase del proceso y el rol del usuario:

   • Auto
   • Sentencia
   • Pase al despacho
   • Audiencia
   • Publicación en estado
   • Notificación por edicto
   • Notificación por aviso
   • Notificación
   • Fijación en lista de traslado
   • Término de traslado
   • Término de ejecutoria
   • Término para interponer recurso de casación
   • Devolución
   • Remisión por competencia
   • Envío en apelación
   • Envío en casación
   • Envío en revisión (para acciones de tutela)
   • Reparto
   • Archivo
   • Constancia
   • Memorial

2. Detalle de tipo de actuación:

   • Se muestra únicamente cuando el tipo seleccionado es Término de traslado, permitiendo elegir entre: Apelante, No recurrente o Común.

3. Fecha, rango de fechas u hora:

   • Actuaciones de fecha única: Selector de fecha que valida días hábiles judiciales.
   • Actuaciones con rango de término (Notificación por edicto, Término de traslado, Término de ejecutoria, Término para interponer recurso de casación): Selector de rango de fechas acompañado de un campo numérico de Días hábiles. Al indicar el número de días o la fecha inicial, el sistema calcula automáticamente la fecha final descontando fines de semana y días no laborales registrados.
   • Audiencias: Incluye adicionalmente el selector de Hora.

Al pulsar Crear, la actuación queda registrada en estado pendiente (En proceso) y se abre su editor para completar la información y asociar los documentos.

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Editor de actuaciones

Al hacer clic sobre una actuación en el listado del expediente, se despliega el panel del editor organizado en dos tarjetas:

1. Información de actuación

Dependiendo del tipo de actuación y de si se encuentra pendiente o finalizada, permite gestionar:

• Fecha / Rango de fechas / Hora: Edición de las fechas programadas o del término en días hábiles.
• Detalle de tipo: Ajuste del destinatario en términos de traslado (Apelante, No recurrente, Común).
• Documentos relacionados: Disponible en actuaciones de Notificación y Fijación en lista de traslado para vincular documentos previamente incorporados al expediente.
• URL de audiencia: En actuaciones de tipo Audiencia, permite registrar el enlace a la sala de reunión virtual.
• URL de grabación: En Audiencias, permite registrar uno o varios enlaces a las grabaciones de la diligencia.
• Descripción: Resumen o anotación de la actuación (requerido para finalizar Autos, Sentencias y Audiencias).
• Despacho de origen / Despacho de destino: En actuaciones de Reparto, Pase al despacho, Devolución, Remisión por competencia y Envíos, permite especificar la oficina judicial remitente o destinataria.

2. Documentos de la actuación

Mientras la actuación no haya sido finalizada, presenta dos pestañas de trabajo:

Pestaña «Adjuntar»

• Carga de archivos: Permite subir documentos desde el equipo. El sistema extrae automáticamente metadatos técnicos de los archivos cargados: número de páginas en archivos PDF, duración (mm:ss) en archivos de audio/video y cantidad de hojas en libros de Excel (.xlsx).
• Consultar reparto: En actuaciones de tipo Reparto, permite descargar e incorporar directamente los archivos y el acta de reparto desde el sistema TYBA, evitando duplicados por nombre o contenido.
• Copiar de otra actuación: Permite vincular archivos que ya fueron cargados en otra actuación del mismo expediente.
• Catalogación documental: Cada archivo adjunto debe catalogarse seleccionando su Serie / Subserie (Secuencia) y su Tipo documental conforme a las Tablas de Retención Documental (TRD) antes de poder finalizar la actuación.

Pestaña «Generar»

• Permite crear documentos o comunicaciones a partir de las plantillas configuradas en el sistema:
  • Documentos Word (.docx): Se abren en el editor visual integrado en el navegador con reemplazo automático de etiquetas del proceso y pueden compilarse a PDF para quedar adjuntos y catalogados en la actuación.
  • Correos electrónicos: Se abren en el editor de notificaciones, permitiendo seleccionar los destinatarios entre las partes del proceso (incluyendo los correos del establecimiento de reclusión cuando existe una Persona Privada de la Libertad), previsualizar las etiquetas resueltas y enviar la notificación oficial por correo electrónico.

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Finalización y reapertura de actuaciones

En el pie de la tarjeta de información de la actuación se encuentran los controles de cierre:

• Finalizar: Se habilita cuando todos los campos obligatorios del tipo de actuación están diligenciados y todos sus archivos adjuntos han sido catalogados con su tipo documental. Al finalizar, el sistema recalcula el estado del expediente y hace visibles los documentos conforme a las reglas de publicidad del proceso.
• Reabrir: Si una actuación ya fue finalizada y requiere ajustes, los usuarios con permisos de edición sobre el expediente pueden reabrirla para modificar su información o sus documentos.
• Eliminar: Permite desvincular una actuación pendiente del expediente siempre que no tenga documentos catalogados asociados, desasociando sus archivos adjuntos y preservando la trazabilidad en el historial sin eliminar el registro físico.